Wer ein Unternehmen leitet, weiß, dass immer zwei Dinge knapp sind. Zeit und Geld. Da Zeit aber auch Geld ist, kann durch effektives Zeit-Management auch mehr Geld pro Zeiteinheit erwirtschaftet werden.
Kategorisierung, Priorisierung und Planung
Wenn beispielsweise eine Maschine pro Stunde eine bestimmte Anzahl an Teilen herstellen kann, verdoppelt sich der Gewinn pro Zeiteinheit, wenn die Maschine nur noch halb so viel Zeit benötigt, um ein Teil zu produzieren. Es fallen am Ende doppelt so viele Teile heraus. Doppelter Output bei nahezu gleichen Maschinenkosten erhöht den finanziellen Erfolg des Unternehmens. Das soll nur ein Beispiel sein, um deutlich zu machen, dass höhere Leistung pro Zeit das Ziel sein sollte, wenn Wachstum und Entwicklung angestrebt werden. Jetzt könnte man auf die Idee kommen, dass man doch einfach schneller arbeiten könnte. Aber das wäre ineffektiv, da bei dieser Vorgehensweise die Fehlerquote steigt und langfristig die Gesundheit leidet. Besser wäre es, wenn die vorhandene Zeit besser genutzt würde. Ein geeignetes Zeit-Management für Unternehmer muss also her.
Einteilung in vier Kategorien und deren Priorisierung
Sämtliche Aufgaben benötigen immer mehr Zeit, als in Summe zur Verfügung steht. Also wäre der erste Schritt, die Aufgaben zu sichten und nach den beiden Attributen Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren. Daraus ergibt sich eine kleine Matrix von wichtig und dringend bis unwichtig und nicht dringend.
Wichtig und Dringend
Fangen wir bei wichtig und dringend an. Das kommt nach ganz oben auf die Prioritätenliste und ist möglichst vom Chef selbst und sofort zu erledigen. Ein Beispiel dafür wäre der Anruf des wichtigsten Kunden, der kurzfristig etwas geklärt haben möchte. Wenn man es sich aussuchen kann, dann sollte man so etwas möglichst am Vormittag erledigen, wenn man noch frisch und konzentriert ist.
Wichtig, aber nicht dringend
Die nächste Kategorie wäre wichtig, aber nicht dringend. Das ist so wichtig, dass man sich selbst drum kümmern muss, aber nicht so dringend, dass man es nicht auf Termin legen könnte. Ein klassisches Beispiel dafür ist die Erstellung einer neuen Strategie oder die Modernisierung einer Internetseite. Auch wenn diese Zukunfts-Themen nicht so dringend scheinen, sollte man sich trotzdem jeden Tag in etwa zwanzig Prozent seiner Zeit diesen Angelegenheiten widmen. Sonst wird man irgendwann überrascht und vom Markt gedrängt.
Dringend, aber nicht wichtig
Als dritte Kategorie wären dringende, aber nicht so wichtige Themen zu nennen. Ein Beispiel dafür wäre ein Defekt am Drucker im Büro. Die Hotline des Reparaturservice muss man als Chef nicht unbedingt selbst anrufen. Solche Themen sollte man an Mitarbeiter delegieren, sofern man welche hat. Als Selbständiger ohne eigene Angestellte wäre darauf zu achten, dass man nicht zum eigentlichen Kerngeschäft zählende Aufgaben möglichst an externe Dienstleister auslagert. Zum Beispiel geht die Steuererklärung an den Steuerberater und die Buchhaltung sowie die Erstellung von Rechnungen wird von einem spezialisierten Backoffice-Anbieter erledigt. Das entlastet zeitlich und der Fokus kann auf die Aufgaben konzentriert werden, mit denen die Firma den eigentlichen Umsatz macht.
Wichtigkeit und Dringlichkeit nicht bestimmbar
Als letzte Kategorie wären da noch Aufgaben, deren Wichtigkeit und Dringlichkeit nicht vordergründig erkennbar sind, beispielsweise ungebetene Angebote. Wenn man die Frage, ob irgendetwas passieren würde, wenn man diese Aufgabe nicht erledigt, mit nein beantworten kann, dann sollte das Thema direkt in den Papierkorb wandern.
Planung
Mit dieser Kategorisierung konnten einige Themen aus dem Arbeitsumfang gestrichen werden und es steht nun auch die Priorisierung fest. Jetzt kann mit diesem Arbeitsinhalt die Terminplanung vorgenommen werden. Dabei wird möglichst von grob nach fein vorgegangen. Beginnen könnte man beispielsweise mit einem groben Plan über mehrere Wochen, der alle Aktivitäten umfasst. Der wird anschließend in einzelne Wochen- und Tagespläne aufgeteilt. Dabei sind vier Dinge zu beachten.
- Erstens gibt es Projekte, die einen fixen Endtermin haben. Die benötigte Zeit sollte man retrograd, also rückwärts von diesem Enddatum aus planen. Eingeplant werden sollte auch immer etwas Luft, damit man noch einen Zeit-Puffer für den Notfall hat. Aus dieser Vorgehensweise ergibt sich dann der späteste Startpunkt.
- Zweitens ist es wichtig, im gesamten Terminplan, wie auch bei einzelnen Projekten, Zeit-Puffer zu berücksichtigen. Es geht dynamisch zu in der heutigen Zeit. Da kann auch mal etwas dazwischenkommen. Dann ist es gut, wenn ein zeitlicher Puffer existiert.
- Drittens sollten Zeitabschnitte für Erholung eingeplant werden. Eine Ablenkung lädt die Batterien wieder auf und kann neue, kreative Kräfte und Ideen freisetzen.
- Viertens wird immer ein Zeit-Block für die nötigen Routinetätigkeiten, wie Emails beantworten Telefonate benötigt. Auch dafür muss ein Block reserviert sein.
Kleine Tricks zur Erhöhung der Effektivität
Um die Effektivität zu erhöhen, ist es wichtig, dass man sich auf die aktuelle Tätigkeit zu hundert Prozent konzentrieren kann. Daher sollte man vermeiden, abgelenkt zu werden. Das kann durch das Stummstellen des Telefons oder ein Schild an der Bürotür mit der Bitte, nicht zu stören geschehen.
Bei der Planung sollte man darauf achten, dass man gegebenenfalls Synergien einplant. Zwei ähnliche Projekte direkt nacheinander bearbeiten oder die Kunden in einer Region am gleichen Tag aufsuchen, sind Beispiele dafür.