Büro-Chaos ade! 19 Tipps für mehr Effizienz



So bekommen Sie das Chaos in den Griff

Bild: universa-pixels.com

Das Chaos am Arbeitsplatz ist für viele ein Ausdruck von Kreativität, doch im wilden Durcheinander gehen Übersicht und Effizienz meist verloren. Auf dem Schreibtisch stapelt

sich Papier, überall liegen Kugelschreiber - aber keiner funktioniert -, auf der Schreibunterlage erinnern Krümel an die letzte Zwischenmahlzeit. Im Schreibtisch herrscht das reinste Chaos, ein überquellendes Bücherregal mit Aktenordnern erinnert ans letzte Jahrzehnt und an der Pin-Wand heften mehrere Schichten staubiger Postkarten und verblasste Postits... 

 

Jeder kennt solche Büros und die dazugehörenden Ausreden auch. Dabei hat das Durcheinander

im Arbeitsalltag eigentlich nur Nachteile: Mit unbrauchbarem Büromaterial und langem Suchen nach Dies und Das geht jede Menge Zeit verloren, die sinnvoller genutzt werden könnte. Mit Hilfe der folgenden Fragen können Sie schnell herausfinden, ob Sie Ordnung halten, gut organisiert

sind und effizient arbeiten: 

 

  • Kommt es vor, dass Sie Unterlagen nicht auf Anhieb finden?
  • Müssen Kollegen, wenn Sie mal nicht da sind, anrufen, weil sie an Ihrem Arbeitsplatz vergeblich etwas suchen?
  • Falls ja: Ist es schwierig, den Kollegen zu erklären, wo sie fündig werden?
  • Fehlt manchmal Büromaterial?
  • Mahnen Kollegen oder Vorgesetzte hin und wieder, weil Sie Termine nicht einhalten?
  • Kommt es häufiger vor, dass Sie etwas vergessen?
  • Verspäten Sie sich hin und wieder?

 

Je mehr Fragen Sie mit Ja beantwortet haben, desto klarer ist: Sie sind chaotisch. Das können Sie jedoch schnell ändern, wenn Sie die folgenden 19 Schritte gegen das Büro-Chaos berücksichtigen:

1. Ein leerer Schreibtisch

Suchen kostet Nerven und raubt Zeit. Sorgen Sie also dafür, dass der Schreibtisch aufgeräumt ist.


Aufgeräumt heisst: Alles Überflüssige muss weg. Also weg mit allem, was Sie nicht mehr brauchen. So zum Beispiel Stifte, die nicht mehr schreiben, Unterlagen von längst erledigten Arbeiten und Kaffeetassen, die in den Abwasch gehören.

 

Auf dem Schreibtisch gehören grundsätzlich nur Telefon, Computer, Agenda und die Unterlagen für die dringendsten Arbeiten. Dringend ist übrigens nur, was heute und morgen erledigt werden muss. Und noch etwas: Ordnung zu schaffen mag eine einmalige Sache sein. Ordnung zu halten ist eine Daueraufgabe. Räumen Sie deshalb den Schreibtisch jeden Abend auf.

2. Griffbereites und brauchbares Büromaterial

Locher, Büroklammern, Schere, Klebeband, Taschenrechner und andere Hilfsmittel gehören nicht auf den Schreibtisch, sondern griff-bereit in eine Schublade. Halten Sie immer einen ausreichenden Vorrat an Büromaterialen bereit und achten Sie auch darauf, dass

die Materialen noch brauchbar sind. 

3. Geordnete Unterlagen

Unterlagen zu Arbeiten, die demnächst erledigt werden müssen, landen häufig in Klarsichtmappen und diese auf einem Stapel. Doch was passiert, wenn Sie wider Erwarten etwas brauchen? Sie durch-suchen wohl oder übel den ganzen Stapel.


Daher sind solche Unterlagen in einer beschrifteten Hängeregistratur besser aufgehoben. Zum Beispiel in einem Korpus unter dem Schreibtisch. So haben Sie diese mit einem Griff zur Hand und müssen nicht stundenlang Aktenberge durchforsten.

 

Ebenfalls in diesen Korpus gehören eine Hängemappe mit Telefon-verzeichnissen und eine weitere für Spesenbelege. Legen Sie auch eine Mappe mit Lesestoff an, der zwar interessant scheint, für dessen Lektüre Sie aber gerade keine Zeit haben. So können Sie die Sachen später lesen oder wegwerfen.

Alles andere sollten Sie in Regalen und Aktenschränken verstauen, so z.B. alle Unterlagen zur bereits erledigten Arbeiten oder zu Aufgaben, die Sie nur selten erledigen müssen. Beschriften Sie alles so, dass es nicht nur für Sie, sondern - falls nötig - auch für Ihre Kollegen ver-ständlich ist.

4. Ablage P: Papierkorb


Schaffen Sie keine Berg mit Papieren, die Sie nicht mehr benötigen. Auch wenn Sie erst denken, das könnte ich mir später nochmal anschauen oder vielleicht brauche ich es noch, werfen Sie es weg - und zwar sofort!

5. Die riesige Festplatte

Auf einer Computerfestplatte findet eine gewaltige Datenmenge Platz. Umso wichtiger ist es,

dass Sie auch dort Ordnung halten. Ordnen Sie die elektronischen Dokumente nach dem

gleichen System wie die aus Papier. So finden Sie alles schneller.

Auch hier gilt: Was Sie nicht mehr brauchen, landet unverzüglich im Papierkorb. Was im Papierkorb liegt, müssen Sie nirgends mehr einordnen.

Achten Sie darauf, dass der Ordner "Posteingang" im E-Mail-Programm nach dem Bearbeiten

der elektronischen Briefe leer ist. Wer Hunderte von E-Mails im Posteingang lässt, verliert

rasch die Übersicht. Misten Sie auch die anderen Ordner periodisch aus.

6. Weg mit der Zettel-Wirtschaft

Arbeiten Sie nicht mit Zetteln, auch nicht mit solchen, die Sie an den Monitorrand kleben.

Zettel lenken ab oder gehen verloren. Schreiben Sie Notizen direkt in die Unterlagen oder in

die Agenda. So sind sie von Anfang an am richtigen Ort.

7. Die prompte Erledigung

Kennen Sie das auch? Sie nehmen Unterlagen zu Hand, schauen sie kurz durch und legen sie beiseite, obwohl die Erledigung der Angelegenheit nur wenige Minuten gedauert hätte. Durch

Zufall geraten die Unterlagen am nächsten Tag wieder in Ihre Hände und wieder legen Sie sie beiseite.

 

Effizient ist das sicher nicht. Machen Sie sich deshalb folgenden Grundsatz zu Eigen: Wenn Sie Unterlagen zur Hand nehmen und durchsehen, bearbeiten Sie diese sofort. Geben Sie sie erst wieder aus der Hand, wenn die Arbeit erledigt ist. Sie werden staunen, bei wie vielen Arbeiten

das möglich ist und wie rasch Sie den Kopf frei haben für anderes.

8. Die unzähligen E-Mails

Haben Sie schon einmal mitgezählt, wie oft Sie an einem Tag nachschauen, ob neue E-Mails eingetroffen sind? 15 Mal? 20 Mal? Noch öfter?

 

Ständiges Nachschauen nach neuen E-Mails ist ebenso unnötig, wie eine aktivierte Alarmfunktion für eintreffende Mails. Reservieren Sie sich drei Zeitfenster fürs Beantworten der Mails - etwa am frühen Morgen, vor der Mittagspause und kurz vor Feierabend. Beantworten Sie dann jeweils alle eingetroffenen Mails. So kommen Sie viel schneller voran und niemand wird sich beklagen können, er erhalte nicht rasch genug Antwort.


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