Büro-Chaos ade! Teil 2



9. Die gute Planung

Natürlich gibt es auch Arbeiten, die sich nicht sofort erledigen lassen - sei es, weil sie zu umfangreich sind, weil es noch einer Sitzung mit Kollegen bedarf oder nicht alle Unterlagen vorhanden sind. Schieben Sie solche Arbeiten aber nicht auf die lange Bank.

Erstellen Sie Ende der Woche einen Plan für die kommende Woche. Schreiben Sie auf, wann 

Sie was erledigen. Seien Sie dabei realistisch. Es hat keinen Sinn, einen allzu optimistischen Wochenplan aufzustellen. Planen Sie Zeitfenster für Unvorhergesehenes ein. Streichen Sie ab, 

was erledigt ist. Sollten Sie mit einer Arbeit in Rückstand geraten, tragen Sie diese für den folgenden Tag wieder ein. Zum Beispiel bei der Zeit für Unvorhergesehenes.

10. Der strikte Stundenplan

Wie bereits erwähnt, ist es sinnvoll, nicht jede E-Mail einzeln, sondern in Blöcken zu beantworten. Bündeln Sie so auch andere Tätigkeiten wie Telefongespräche, Besprechungen oder Korrespondenz. So werden Sie weniger Zeit brauchen, als wenn Sie ständig zwischen Telefon, Computer und Sitzungszimmer hin- und herwechseln.

11. Die perfekte Arbeit

Es gibt weder den perfekten Brief noch das perfekte Projekt oder die perfekte Sitzung. Lassen Sie sich daher nicht vom eigenen Perfektionismus blockieren. Seien Sie sich bewusst, dass viele Leute mit Ihrer Arbeit zufrieden sein werden und andere weniger. Es reicht durchaus, wenn Sie Ihre Arbeiten gut und rechtzeitig erledigen, um dann die nächste in Angriff nehmen zu können.

12. Das klingelnde Telefon

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten konzentriert an einem komplizierten Problem. Plötzlich klingelt das Telefon. Sie heben ab und reden vielleicht fünf Minuten lang. Bis Sie sich danach wieder richtig konzentrieren können, vergeht locker eine Viertelstunde. Deshalb: Wenn Sie konzentriert arbeiten wollen, schalten Sie den Anrufbeantworter ein oder leiten Sie Anrufe auf den Apparat eines Kollegen um, sofern dieser damit einverstanden ist.

13. Die geschlossene Türe

Eine offene Bürotüre ist für Kollegen oft eine regelrechte Einladung zu einem kurzen Schwatz. Wenn Sie ungestört arbeiten wollen, signalisieren Sie das deutlich - durch eine geschlossene Tür.

14. Das grenzenlose Internet

Im Internet finden Sie fast alles, was Sie suchen. Aber finden Sie es rasch genug? Lassen sich gewisse Fragen anders schneller beantworten? Zum Beispiel mit einem Anruf, einer Mail oder dem Blick in ein Nachschlagewerk. Fragen Sie sich deshalb stets, ob das Internet tatsächlich der schnellste Weg zur Beschaffung der gesuchten Information ist.

15. Die eingehaltenen Termine

Erledigen Sie alle Arbeiten innerhalb der vereinbarten Zeit. Das ist praktisch für alle, die mit Ihnen zu tun haben, und Sie werden nicht von Kollegen gestört, die Sie ständig mahnen.

16. Die unangenehmen Aufgaben


Solche Arbeiten werden nicht angenehmer, indem wir sie auf später verschieben. Im Gegenteil: Auch Unangenehmes kann sofort erledigt werden. Manchmal staunt man danach, weil es gar nicht so schlimm war wie befürchtet.

17. Die pünktliche Sitzung

Ärgern Sie sich darüber, dass Sitzungen stets zu spät beginnen? Oder länger dauern als vorgesehen? Sprechen Sie die Verantwortlichen darauf an, denn erstens geht bei allen, die unnötig warten müssen, Arbeitszeit verloren und zweitens werden sich jene, die sich verspäten, nicht ändern, solange Sie es klaglos akzeptieren.

18. Die lästigen Pannen

"Der Computer ist abgestürzt, ich kann nicht arbeiten." Das klingt als Ausrede plausibel, stimmt aber nicht. Es gibt immer Arbeiten, die sich auch ohne Computer erledigen lassen - sei es ein Telefongespräch, eine Sitzung oder die Planung für den nächsten Tag.

19. Die nötige Pause

Bleiben Sie nicht ständig am Schreibtisch sitzen. Gehen Sie am Mittag auswärts essen, machen Sie einen Spaziergang oder treiben Sie Sport. So sind Sie für die zweite Tageshälfte wesentlich frischer.

 

"Jeder kann sich besser organisieren", sagt die Buchautorin Katharina Dietze. Nach Schulungen, die sie selber durchführt, stelle sie regelmässig fest, dass die Kursteilnehmer ihr Büro abends mit einem guten Gefühl verlassen. Die E-Mails sind bearbeitet, die Sitzungen brachten Ergebnisse, die Arbeiten sind im Zeitplan und für den nächsten Tag und die nächste Woche existieren Pläne.


All jenen, die nicht von ihrem Chaos loskommen, bietet sie aber noch einen kleinen Trost: Ein aufgeräumter Schreibtisch kann laut Dietze "auch eine Gefahr sein und den Eindruck vermitteln, die betreffende Person hätte zu wenig Arbeit. In gewissen Unternehmen kann das ein Problem werden."

Quelle: www.ktipp.ch

Zurück zum 1. Teil

 


Meist gelesen zum Thema

5 Tipps für mehr Effizienz

Man macht jede Menge Überstunden und trotzdem wird der Arbeitsberg größer statt kleiner. Häufig sind es gerade die kleinen Arbeiten und die Routineaufgaben, die besonders viel Zeit kosten. Mehr lesen

Erfolgsformel Produktivität: Die richtigen Dinge richtig tun

40% der Arbeitszeit werden in Unternehmen verschwendet. Dabei gibt es unzählige Methoden, um Abläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Eckhard Lechner zu Produktivitätskillern und wie Unternehmen sie vermeiden können. Mehr lesen



Ähnliche Artikel





Entdeckt bei Amazon.de


Waren diese Informationen nützlich für Sie? Dann teilen Sie den Beitrag im Netzwerk oder schreiben Sie einen Kommentar. Danke!

Kommentar schreiben

Kommentare: 0