Teufelskreis Multitasking



7 Tipps für einen effizienten Arbeitstag

Bild: universa.com

Das Telefon klingelt, ein Kollege fragt nach

Rat, das Handy vibriert – gleichzeitig sitzt der Termin für eine Projektabgabe im Nacken.

Unser Büroalltag ist geprägt von häufigen

Unterbrechungen. Alles müssen und wollen

wir gleichzeitig schaffen. Wir strengen uns

an, arbeiten schneller. Der Tag schreitet voran,

aber die Prioritätenliste wird nicht kleiner.

 

 

Und dann entsteht der typische Multitasking-Teufelskreis: Wir arbeiten schneller und produzieren weniger. Die Ineffizienz schlägt aufs Gemüt. Am Abend gehen wir erschöpft nach Hause – unzufrieden und mit dem Gefühl, nichts erreicht zu haben.

Was ist Multitasking?

Der Begriff Multitasking stammt aus der Informatik und bezeichnet

die Fähigkeit eines Prozessors, mehrere Prozesse gleichzeitig ablaufen

zu lassen. Dieses «Gleichzeitig-alles-Bewältigen» gibt es beim mensch-lichen Gehirn aber nicht. Es ist so konstruiert, dass es sich immer nur auf eine Sache richtig fokussieren kann.


Beim vermeintlichen Multitasking wechselt der Mensch in extrem

kurzen Zeitabständen zwischen verschiedenen Tätigkeiten hin und

her. Die Arbeitsphasen werden in kleine Bruchstücke zerteilt. Auf diese Weise leidet die Konzentration. Das ständige Wechseln

zwischen unter-schiedlichen Arbeiten bedeutet für unser Gehirn

eine zusätzliche Anstrengung, die Zeit kostet. Je komplexer

die Aufgabe, desto höher der Zeitaufwand.

 

Zahlreiche Untersuchungen belegen, dass Menschen, die Multitasking betreiben, bis zu 50 Prozent weniger effizient sind als Personen, die

sich jeweils auf nur eine Aufgabe konzentrieren. Die Arbeitsqualität leidet ebenfalls, denn die Unaufmerksamkeit führt zu einer höheren Fehlerquote. Auch unsere Gesundheit ist betroffen: Eine grössere Anspannung und erhöhter Herzschlag sind deutliche Indikatoren für

das gesteigerte Stressniveau während des Multitaskings. Der Versuch, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, führt zu unnötigem Stress, Unzufriedenheit und Frustration.

7 Tipps für einen effizienten Arbeitstag

1. Schärfen Sie Ihren Sinn für vermeidbare Störungen im Arbeitsalltag: Schreiben Sie Unterbrechungen auf und markieren Sie die vermeidbaren Störungen. Versuchen Sie, diese auf ein Minimum zu reduzieren.

 

2. Planen Sie den Tag: Erstellen Sie eine realistische To-do-Liste und erledigen Sie Aufgaben der Reihe nach.

 

3. Planen Sie Pufferzeiten für Unvorhergesehenes ein.


4. Definieren Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen Verhaltensregeln für das Großraumbüro.


5. Nutzen Sie Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten (Sitzungszimmer, Homeoffice, etc.).

 

6. Definieren Sie realistische E-Mail-Zeiten über den Tag verteilt. 

 

7. Seien Sie hin und wieder unerreichbar: Stellen Sie das Handy auf lautlos, schließen Sie Ihr

E-Mail-Programm, leiten Sie das Telefon um.

 

Fazit:  Damit wir den Anforderungen des Arbeitsalltags gewachsen sind, können wir getrost auf Multitasking verzichten. Monotasking erhöht unsere Leistungsfähigkeit, verbessert unsere Effizienz, senkt unsere Fehlerquote und erspart uns unnötigen emotionalen Druck. Erfolgsfaktor dazu ist der bewusste Umgang mit Ablenkungen und Unterbrechungen. Wir müssen lernen, im Arbeitsalltag wieder produktiv statt beschäftigt zu sein.

 

Quelle: KMU Magazin


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