Erfolgsformel Produktivität: Die richtigen Dinge richtig tun



Die größten Produktivitätskiller und 5 Praxistipps zur Vermeidung

40% der Arbeitszeit werden in Unternehmen verschwendet. Dabei gibt es unzählige Methoden, um Abläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Unternehmercoach Eckhard Lechner zu Produktivitätskillern und wie Unternehmen sie vermeiden können.

Bild: ddpavumba / freedigitalphotos.net
Bild: ddpavumba / freedigitalphotos.net

Nur drei von fünf Arbeitstagen sind effizient. Das ist das Ergebnis einer Online-Befragung, welche die AKAD Hochschule in Zusammen-arbeit mit der Tempus GmbH zum Thema Arbeitseffizienz im Büro durchführte. Demnach sind gestiegene Kommunikationsanforderungen und Ineffizienzen in der Büroorganisation Hauptursachen dafür, dass zwei Arbeitstage und somit 40% der Arbeitszeit verschwendet werden. Eine alarmierende Tatsache, doch woran liegt das?

Produktivitätskiller Nr. 1: Kommunikation

Telefon, E-Mail und Internet haben die Wege zwar kürzer, unsere Arbeit aber nicht leichter gemacht. Das Postfach quillt über von E-Mails, wir wühlen uns durch und antworten. Wir tätigen Rückrufe, werden vom Handy-Klingeln gestört und ganz nebenbei halten uns die vielen „virtuellen Freunde“ per SMS und Social Media Post's auf dem Laufenden. 


„Moderne Kommunikationsmittel sind die größten Störquellen“, sagt Eckhard Lechner, Unternehmercoach und Experte für mehr Produktivität. „Nachrichten erreichen uns quasi in Lichtgeschwindigkeit und Absender erwarten, dass wir umgehend antworten. Das bringt uns immer wieder aus dem Thema, mit dem wir uns gerade beschäftigen und verlängert Bearbeitungszeiten. Doch permanente Störungen und Informationsflut gehen nicht nur an die Nerven, sie werden zunehmend zum Produktivitätskiller und so auch zu einem nicht unerheblichen betriebswirtschaftlichen Problem", so der Experte.

Produktivitätskiller Nr. 2: Büroorganisation

Das Chaos am Arbeitsplatz ist für viele ein Ausdruck von Kreativität, doch im wilden Durcheinander gehen Übersicht und Effizienz meist verloren. Auf dem Schreibtisch stapelt sich Papier, überall liegen Kugelschreiber (aber keiner funktioniert), die Schublade ist ein Sammelsurium von Gegenständen, ein überquellendes Regal mit Aktenordnern erinnert ans letzte Jahrzehnt und an der Pin-Wand heften mehrere Schichten staubiger Postkarten und verblasste Post-its. 


„Mangelnde Büroorganisation kostet Zeit, Geld und Nerven. Dabei ist das größte Problem die tägliche Papier- und Informationsflut. In vielen Betrieben gibt es weder eine systematische Ablage noch eine funktionierende Wiedervorlage. Untersuchungen haben gezeigt, dass Arbeitnehmer im Büro durchschnittlich 19% ihrer Arbeitszeit mit überflüssigem Suchen von Unterlagen verbringen. Das ist rund ein Tag der wöchentlichen Arbeitszeit, die besser genutzt werden könnte“, erklärt Eckhard Lechner.

Mit Effektivität und Effizienz zu mehr Produktivität

Produktivität ist das Ergebnis einer effektiven und effizienten Arbeitsweise. Wer effektiv ist, tut das richtige. Wer effizient ist, tut es richtig. „Wer produktiver sein will, sollte deshalb klare Ziele formulieren, sich auf das Wesentliche konzentrieren und nur Dinge tun, die zur Zielerreichung notwendig sind“, so der Experte – und führt weiter aus: „Je besser es gelingt, den Zeitaufwand zur Erreichung eines Ziels zu verringern, umso produktiver ist man. Voraussetzung dafür ist, dass Unternehmen wissen, was für sie wirklich wichtig ist und wie man sich den nötigen Freiraum zur Umsetzung der Unternehmensziele verschafft. Workshops zur Arbeitsplatzproduktivität können hier helfen."

4 Tipps für mehr Effektivität und Effizienz

1. Genaues Ziel formulieren

 

Die Kunst, Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden, ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Um die richtigen Prioritäten setzen zu können, müssen Sie Ihr Ziel genau kennen und auch die notwendigen Schritte. Fragen Sie sich selbst, welche Aufgaben wichtig oder unwichtig sind und welche als dringend bzw. nicht dringend einzustufen sind. Halten Sie Ihre Ziele, die notwendigen Schritte und Tätigkeiten nach Prioritäten und Reihenfolge geordnet schriftlich fest. 

 

2. Bitte kein Multitasking

 

In vielen Stellenausschreibungen wird Multitasking als Anforderung genannt, doch tatsächlich ist diese Fähigkeit kontraproduktiv. So haben Studien nachgewiesen, dass das menschliche Gehirn nur in geringem Umfang dazu fähig ist, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verarbeiten. Multitasking führt zu Zeitverlusten, Fehlern und Stress und sollte deshalb vermieden werden. Besser ist es, Blöcke zu bilden mit ähnlichen Aufgaben wie Telefonate erledigen, Recherchen machen, Zusammenstellung von Unterlagen etc.. Dinge lassen sich oft schneller erledigen, wenn man das am Stück tut.


3. Perfektionismus vermeiden

 

Perfektionismus kostet nicht nur viel Zeit, er bringt auch kaum bessere Ergebnisse. Bei einem internen Dokument, das nur zwei Kollegen betrifft, ist eine perfekte Textformatierung sicher nicht unbedingt notwendig. Es gibt ein einfaches Mittel, um Perfektionismus einzudämmen: Fragen Sie sich bei jeder Aufgabe, ob der Arbeitsaufwand in einer vernünftigen Relation zum Nutzen steht. Tun Sie Dinge, die Sie voran bringen, anstatt alles bis ins letzte Detail zu perfektionieren. 

 

4. Ablenkungen minimieren

 

Telefonklingeln, Ablenkungen durch Kollegen oder Kunden, Social Media News und ständig neue E-Mails - all das hält uns von fokussierter Arbeit ab. Schaffen Sie sich Freiräume, in denen Sie ungestört arbeiten können. Informieren Sie Ihre Kollegen und schließen Sie die Bürotür. Schalten Sie auch mal den Anrufbeantworter an und beenden Sie das E-Mail-Programm. Wenn Sie bei wichtigen Arbeiten konsequent Produktivitätskiller abschalten, wird Ihnen das eine neue Welt der Leistungsfähigkeit eröffnen. Sie werden viel mehr in kürzer Zeit erledigen können.

 

Tipps zur Produktivitätssteigerung und Workshop-Angebote für Unternehmen auf der Webseite www.top-produktiv.de.

 

Autor: Sylke Zegenhagen

Redaktioneller Service


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