Das passende Warenwirtschaftssystem von Anfang an 


Auf Erfolgskurs mit einem Warenwirtschaftssystem

Bild:  Peter Kamp / pixelio.de
Bild: Peter Kamp / pixelio.de

Wer eine Geschäftsidee hat, möchte lieber gestern als heute starten. Das ist verständlich, denn Idee soll Leben und Erfolg bringen. Doch damit sie auch eine Chance hat, Erfolg zu bringen, gibt es einige Dinge zu beachten. So sollte zum Beispiel von Anfang an ein Warenwirtschaftssystem eingeführt werden, auch dann, wenn es zu Beginn überflüssig wirkt.


Wozu ein Warenwirtschaftssystem?


Ein Warenwirtschaftssystem begleitet den Workflow im Unternehmen vom Einkauf über die Lagerhaltung bis hin zum Verkauf. Wenn man ganz zu Beginn der eigenen Unternehmung nur wenige Produkte verkauft und das Geschäft nur nach und nach ausbaut, scheint eine solche elektronische Begleitung eher hinderlich und zeitraubend. Doch wenn das Unternehmen erfolgreich sein soll, werden die Verkaufszahlen schnell steigen. Plötzlich wird eine strukturierte Lagerhaltung zum Wettbewerbsfaktor. Der schnelle Einkauf bei Bedarf und der effektive Verkauf inklusive verbindlicher Rechnungslegung werden zu einem weiteren Erfolgsfaktor, sobald ein Einzelner den Überblick über Rechnungen und Aufträge verliert. Deshalb ist ein Warenwirtschaftssystem von Anfang an sinnvoll. Denn so wächst das Unternehmen in die professionelle und effiziente Unterstützung herein.


Die Chancen der frühen Begleitung


Ein Start mit einem Warenwirtschaftssystem bietet die Chance, das System schon einmal kennenzulernen und eigene Betriebsabläufe zu professionalisieren. Klappen einige Abstimmungen oder Prozesse noch nicht, bleibt in der Anfangsphase noch Zeit, darauf zu reagieren. Im schlimmsten Fall stellt der Jungunternehmer in der Anfangsphase fest, dass das gewählte Warenwirtschaftssystem nicht zum eigenen Unternehmen und zu den geplanten Entwicklungen passt.


Wenn die Auftragslage sich noch im Rahmen hält, kann man auf eine solche Worst-Case-Entwicklung noch ohne wesentliche Verluste reagieren. Im laufenden Geschäft dürfte das nicht mehr so einfach gelingen. Gerade am Anfang bleibt also die Zeit, sich an das Warenwirtschafts-system zu gewöhnen und dieses zu erlernen oder sogar einzugestehen, dass eine Fehlentscheidung getroffen wurde. Korrekturen sind schmerzlos möglich. Durch die Auseinandersetzung mit dem System von Beginn an entsteht auch für die Zukunft ein nachhaltiger Lernprozess mit Warenwirtschaftssystemen. Steigen die Verkaufszahlen rapide an, bleibt keine Zeit, sich mit solchen grundsätzlichen Entscheidungen zu befassen.


Risiken beheben


Ein Warenwirtschaftssystem bietet aber nicht nur Vorteile. Die Chancen, die eine professionelle Workflow-Begleitung bieten, können auch schnell zum Problem werden. So ist zum Beispiel die Akzeptanz eines solchen Systems in vielen Unternehmen ein Problem. Vor allem dann, wenn ein Warenwirtschaftssystem noch nicht notwendig ist, können Mitarbeiter empfindlich auf die Einführung unnötiger Arbeit reagieren. Deshalb sollte am Beginn eines StartUp-Unternehmens der Unternehmer allein ein solches Werkzeug ausprobieren. Wenn der Kopf der Unternehmung zufrieden ist und weiß, was er mit dem System zukünftig erreichen will, sind auch die Mitarbeiter bereit, sich damit zu befassen. Allerdings zu einem späteren Zeitpunkt.


Ein anderes Risiko besteht in der Änderung von Geschäftsprozessen und der Anpassung des Warenwirtschaftssystems. Wenn ein Unternehmer in der Startphase also merkt, dass sich die Ist-Prozesse in eine andere Richtung entwickeln, die das Warenwirtschaftssystem nicht mehr abbilden kann, sollte rechtzeitig die Reißleine gezogen werden. Dann ist die Startphase mit geringen Auftragszahlen die perfekte Zeit, um sich nach einer Alternative umzuschauen.

 

Um also den Misserfolg des Warenwirtschafts-systems im StartUp und damit auch dem Misserfolg des Unternehmens vorzubeugen, sollten folgende Punkte bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems beachtet werden:


  • rechtzeitige Einführung noch in der Startphase, in der ein Warenwirtschaftssystem nicht zwingend notwendig ist
  • Betreuung durch eine Person, möglichst dem Unternehmer, in der Startphase
  • offizielle Einführung zu einem späteren Zeitpunkt
  • realistische und entschlossene Einschätzung der Brauchbarkeit eines gewählten Warenwirtschaftssystems für das Unternehmen
  • Abschluss der Einführung vor Erreichen einer stabilen Auftragslage


Mit diesen Maßnahmen ist eine Warenwirtschaftssystem eine effiziente und erfolgsfördernde Maßnahme für die Stabilisierungsphase eines StartUp-Unternehmens. 

 

Autor: Mathias Klein

Freier Autor der Haufe Medien Gruppe




Sie befinden sich im Bereich Vertrieb-Verkauf - Weitere Artikel...

Wechsel zum Blog-Archiv


Waren diese Informationen nützlich für Sie? Dann klicken Sie auf ein Symbol oder schreiben Sie einen Kommentar. Danke!

Kommentar schreiben

Kommentare: 0