Tipps zur korrekten Buchhaltung



Buchhaltung ist für Unternehmen nicht nur aus steuerlichen Gründen erforderlich, sie kann sich auch positiv auf den Unternehmenserfolg auswirken. Hier Tipps zur korrekten Buchhaltung.

Tipps zur korrekten Buchhaltung
Bild: jackmac34 / pixabay.com

Buchhaltung spielt eine große Rolle für Unternehmen:

 

Sie ist nicht nur aus steuerlichen Gründen erforderlich, sondern kann sich auch positiv auf den Unternehmenserfolg auswirken. Aus diesem Grund sollten sich insbesondere Gründer von Start-Ups bereits vor der Gründung des Unternehmens aktiv mit den Grundlagen der Buchführung auseinandersetzen.

 

Aufgaben und Zweck der Buchführung

Eine der zentralen Aufgaben der Buchführung ist es, Veränderungen von Inventar und Unternehmenswert systematisch und in chronologischer Form zu erfassen. Einnahmen und Ausgaben aus der Geschäftstätigkeit werden notiert, um somit den Jahresüberschuss- oder Verlust berechnen zu können. Die gewonnenen Daten können darüber hinaus dazu genutzt werden, um verschiedene Geschäftsbereiche des Unternehmens besser analysieren zu können. So können basierend auf Daten aus der Buchführung die Stückkosten, der Stückgewinn und der Break-even-Point ermittelt werden.

 

Aus steuerrechtlichen Gründen sind generell alle Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, Rechenschaft über ihre Finanzen abzulegen. Grundsätzlich wird dabei zwischen zwei Formen der Gewinnermittlung unterschieden:

  1. Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): diese darf lediglich von Kleinunternehmern, Gewerbetreibenden, Freiberuflern und landwirtschaftlichen Betrieben angefertigt werden. In der EÜR werden Einnahmen und Ausgaben nach Art sortiert in eine Tabelle eingetragen. Zu Zwecken der Dokumentation sollten alle Rechnungen und Belege aufbewahrt werden, die der Gewinnermittlung dienen.
  2. Kapitalgesellschaften wie die AG und GmbH sowie KG, OHG und Gewerbetreibende mit einem gewissen Einkommen sind dazu verpflichtet, die sogenannte doppelte Buchführung zu erstellen. Diese geht über die EÜR hinaus und erfasst auch die Bewegung von Mitteln auf verschiedenen Konten. Unternehmen können so ihre Buchführung selbst kontrollieren, da der Geldmittelbestand immer mit dem Bestand in den Buchungen übereinstimmen muss.

 

Grundsätzlich richtet sich die Buchführung an zwei verschiedene Personengruppen: an interne und externe Adressaten. Interne Adressaten sind Teil des Unternehmens, beispielsweise das Management und die Produktionsabteilung, die die erhaltenen Daten für (strategische) Entscheidungen nutzen können. Zu den externen Adressaten gehören neben dem Finanzamt auch Investoren und Banken. Basierend auf den Informationen über das Jahresergebnis, bestehenden Verbindlichkeiten und Forderungen können sie sich ein Bild von der finanziellen Lage des Unternehmens machen. Dies ist notwendig, um einschätzen zu können, ob ein Unternehmen kreditwürdig ist bzw. ob sich eine Investition in die Firma lohnt.

Korrekt Buch führen und Fehler vermeiden

Buchhaltung sollte immer fristgerecht und so korrekt und ordentlich wie möglich erledigt werden, da es sonst ein böses Erwachen geben kann, wenn die zu zahlende Steuer bekanntgegeben wird.

Steuerberater sind die perfekten Fachleute für diesen Job, sind jedoch auch mit großen finanziellen Ausgaben verbunden. Insbesondere Jungunternehmer sollten sich aus diesem Grund schon frühzeitig mit grundlegenden Themen der Buchhaltung auseinandersetzen. Dies hilft ihnen dabei, den Überblick über ihre Finanzen zu behalten, steuerliches Einsparpotenzial zu erkennen und Unternehmensstrategie- und Finanzen miteinander zu koordinieren.

Zu den typischen Fehlern bei der Buchführung gehören:

  • Keine Kopien anzufertigen: Dies ist insbesondere bei Belegen, die auf Thermopapier gedruckt werden und deshalb schnell verbleichen (beispielsweise Kassenzetteln) fatal. Fehlt ein Beleg, kann kein Nachweis erbracht werden, dass eine bestimmte Ausgabe tatsächlich getätigt wurde.
  • Übermäßiges Tackern und Einhüllen: Wenn Unterlagen geprüft werden sollen, kostet es enorm viel Zeit, wenn viele Seiten in einer Klarsichthülle abgeheftet oder durch Büroklammern oder Tacker miteinander verbunden sind. So muss jede Seite zur Beschriftung einzeln aus der Hülle genommen oder von anderen Seiten gelöst werden
  • Zu spät beginnen: Unterlagen sollten immer vorsortiert werden, um Zeitstress kurz vor einer Frist zu vermeiden. Sinnvoll ist auch, jeden Monat ein Datum festzulegen, an dem die abzugebenden Unterlagen geprüft werden, um so Säumniszuschläge zu vermeiden.
  • Aufbewahrungsfristen ignorieren: Für Geschäftsunterlagen gibt es je nach Art die Pflicht, sie mindestens sechs bzw. zehn Jahre lang aufzubewahren. Diese sollten unbedingt beachtet werden, wenn Geschäftsunterlagen aussortiert bzw. vernichtet werden sollen

 

Moderne Buchhaltungssoftware kann Unternehmen viel Zeit und Geld ersparen. Die Software  CANDIS kann Belege automatisch erkennen und der passenden Periode zuordnen sowie Rechnungen erstellen. Sie bleiben darüber hinaus automatisch auf dem neuesten Stand des Gesetzes und agieren dementsprechend. Dies erspart mühselige Handarbeit, jedoch sollten die Ergebnisse der Software vor Absendung noch einmal genau geprüft werden, eine völlige Automatisierung der Buchhaltung ist also nicht möglich.

 

Fazit: Eine korrekte Buchhaltung ist aus steuerlichen und strategischen Gründen bereits bei der Gründung des Unternehmens enorm wichtig. Es ist unabdingbar, (steuer-) gesetzliche Vorgaben und Fristen genau einzuhalten und alle Dokumente lange genug aufzubewahren und ordentlich zu sortieren, um Säumniszuschläge und hohe Steuerberater-Kosten zu vermeiden. 

 

Autor: Gastartikel

TA Trust


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