Unternehmen und ihre Wirtschaftlichkeit: Stellenwert und Möglichkeiten



Wo können Unternehmen Kosten sparen
Bild: stevepb / pixabay.com

In Zeiten zunehmenden Wettbewerbs in nahezu allen Branchen steigt die Herausforderung für Unternehmen, sich auf dem Markt zu etablieren oder zu behaupten.

 

Gleichzeitig stehen sie stets vor der Anforderung, wirtschaftlich zu agieren und den Gewinn zu maximieren. Daher stellt sich die Frage, wo Unternehmen Kosten sparen können, ohne dass der Service darunter leidet. 

Kostenfaktoren identifizieren

Geht es um die Steigerung der Wirtschaftlichkeit, gilt es zunächst, wichtige Kostenfaktoren zu identifizieren. Einen großen Anteil nehmen hierbei Mietpreise für Büroflächen ein. Insbesondere Großstädte zeigten in den vergangenen Jahren eine deutliche Zunahme der Mieten. Nicht nur Metropolregionen wie Frankfurt, München oder Hamburg sondern auch viele weitere attraktive und aufstrebende Regionen sind von Preissteigerungen betroffen.

 

Weiterhin spielt die konkrete Lage innerhalb der Städte eine bedeutende Rolle. Gut angebundene oder hoch frequentierte Lagen sind mit höheren Büropreisen verbunden als Randlagen. Besonders für Start-ups und junge Unternehmen mit geringem Eigenkapital stellen diese Preise große Hürden dar. Sie sind daher besonders auf wirtschaftliche Alternativen angewiesen, da sie kosteneffizient agieren müssen. 

Kürzere Wege und Kommunikationsmittel für mehr Wirtschaftlichkeit

Einen wichtigen Beitrag leistet eine Reduktion der (Informations-)Wege. Viel Zeit geht in Unternehmen verloren, wenn Mitarbeiter zunächst größere Strecken zurücklegen müssen, um an arbeitsrelevante Informationen zu gelangen.

 

Sinnvoller ist ein direkter Zugriff auf diese Informationen. Ein solcher lässt sich etwa durch Etablierung klassischer Briefings umsetzen. Diese tragen dazu bei, Beschäftigte stets auf dem gleichen Stand zu halten. Das Cloud-Computing bietet eine moderne digitale Lösung, um für eine zentrale Versorgung mit Informationen zu sorgen. Zugriffsberechtigte erhalten somit Zugang zu allen benötigten Daten und Inhalten. 

 

Ein hoher Stellenwert kommt hierbei den modernen Kommunikationsmitteln bei. Zwar ist die klassische E-Mail noch immer bestimmend im Unternehmensalltag. Doch zeigen sich in der modernen Wirtschaftswelt immer mehr Situationen, in denen andere Mittel die effizientere Lösung darstellen. So können etwa soziale Medien im Umgang mit jüngeren Kunden von Vorteil sein. Als günstige und zeitsparende Lösung können Social Media zu einer effizienteren Ansprache der entsprechenden Zielgruppe beitragen. 

Optionen zur Kostensenkung

Ein wichtiger Eckpfeiler in der Erhöhung der Wirtschaftlichkeit ist eine Senkung bestimmter Kosten. Hierbei stellt sich die Frage, an welchen Stellen sich Kosten sinnvoll einsparen lassen.

 

Ein wesentlicher Kostenfaktor ist das Büro und die damit verbundenen Dienstleistungen. Über viele Jahre zeigten Büromieten flächendeckend einen Anstieg, insbesondere in Ballungszentren und Großstädten. Wesentliche Preistreiber bei den Mieten finden sich in der zunehmenden Nachfrage nach Büroflächen sowie in den gestiegenen Baukosten. Ein Grund für die steigende Nachfrage ist die wachsende Anzahl von Start-ups und mit ihre einhergehend die Konkurrenz um günstigen Raum. Aber auch ein knapper werdendes Angebot ist in einigen Städten ein preisbildender Faktor. Auch wenn sich Mieten langsam auf einem konstant hohen Niveau einpendeln, streben Unternehmen danach, Bürokosten zu senken. Dies sollte im Idealfall ohne Abstriche hinsichtlich des Nutzens der Büroservices möglich sein. 

Fixe und variable Kosten

Unternehmen betrachten die Kosten für das Büro oftmals als fixe Kosten. Es stellt sich die Frage, wie sich Bürokosten variabel gestalten lassen. Hierbei gilt es zunächst, die Zusammensetzung dieser Kosten zu betrachten. Die Mietkosten entsprechen lediglich einem Teil. Weitere wichtige Faktoren sind die Personalkosten sowie die Preise für Ausstattung und Betrieb der Räume. Betreibt ein Unternehmen seine Büroräume selbst, so sehen sie sich mit dem Problem der Fixkosten konfrontiert. Die Kosten bleiben weitgehend konstant, unabhängig von Auslastung und Auftragslage. 

 

Besonders in jungen und kleinen Unternehmen stehen die Fixkosten oft in keinem Verhältnis zur Größenordnung der Auslastung. Die Kosten für ein Sekretariat oder andere interne Bürodienstleister sind meist nicht wirtschaftlich. Gleichermaßen ist ein völliger Verzicht auf Büropersonal nicht umsetzbar, wenn sich ein Unternehmen auf dem Markt etablieren will. Insbesondere die Kommunikation und Erreichbarkeit sind essentiell zur Kundengewinnung und -bindung. 

Outsourcing durch Büro- und Telefonservice

Eine flexible und kostengünstige Alternative finden Unternehmen in virtuellen Telefon- und Bürodienstleistern von ebuero. Diese Form des Outsourcings ermöglicht einen Verzicht auf internes Personal wie ein teures Sekretariat. Dank digitaler Kommunikationsmittel erfolgen die Dienstleistungen ortsunabhängig, sodass sich ebenso Büroraum einsparen lässt. 

 

Gleichermaßen sorgen externe Bürodienstleister dafür, dass die Erreichbarkeit gewährleistet bleibt. Geschulte Mitarbeiter können auf professionelle Weise Kundenanfragen bearbeiten, Termine vereinbaren oder Geschäftskontakte wahren. Der Service steht rund um die Uhr zur Verfügung, was auch und insbesondere für international ausgerichtete Unternehmen von Vorteil ist. Die Abrechnung erfolgt leistungsbezogen und flexibel je nach in Anspruch genommener Dienstleistung. Damit werden aus fixen Kosten variable Kosten. Virtuelle Büro-Dienstleister bieten neben Erreichbarkeits-Lösungen auf Wunsch auch weitere Arbeiten, die vom Kundenservice bis zur Buchhaltung reichen.

 

Fazit: Bei der wirtschaftlicheren Ausgestaltung der Unternehmensprozesse stellt sich die Frage, wo sich Kosten sinnvoll senken lassen. Ein wesentlicher Kostenfaktor findet sich im Zusammenhang mit Büroflächen und Bürodienstleistungen. Ein eigenes Sekretariat ist gerade für kleinere Unternehmen meist nicht wirtschaftlich. Dennoch ist die telefonische Erreichbarkeit eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg und die Kundengewinnung. Eine Alternative finden sie in flexiblen externen Telefon- und Büroservices. Diese Form des Outsourcings erlaubt es Unternehmen, kostengünstig auf die schwankende Auftragslage und Auslastung zu reagieren. 

 

Autor: Sebastian Munke

Dept Digital Marketing GmbH


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