Wer sich selbständig machen will, muss frühzeitig eine Entscheidung fällen: Wo arbeite ich? Wie viele werden mit mir arbeiten? Viele denken dann als erstes an ein eigenes Büro in einem Haus, das sie lange pachten können. Dabei ist genau diese Entscheidung in der Praxis das Gründungsrisiko Pur. Wer flexibel bleibt, vermeidet nutzlose Kosten und kann viel schneller reagieren.
Feste Mietverträge in der Gründungsphase ein Risiko
Ein klassischer Gewerbemietvertrag läuft in Deutschland über mehrere Jahre. Kündigungsfristen von sechs bis zwölf Monaten sind da keine Seltenheit, ebenso vertraglich fixierte Mindestlaufzeiten von drei bis fünf Jahren. Für ein Unternehmen, dessen Mitarbeiterzahl sich im ersten Jahr verdoppeln oder halbieren kann, ist das ein hohes Risiko. Bei Verzögerungen in der Finanzierung oder Änderungen im Geschäftsmodell bleibt die Miete jedoch selbst dann ein fester Kostenblock, wenn die Fläche tatsächlich nicht voll genutzt wird.
Und: Kautionen, Ausbaukosten und Nebenkostenvorauszahlungen binden Geld, das in der Gründungsphase viel eher für Produktentwicklung oder erste Vertriebsaktivitäten gebraucht wird. Wer diese Bindung frühzeitig vermeidet, hat auch in der Phase der ersten Erfolge noch Geld für Entscheidungen, die tatsächlich zum Wachstum des Unternehmens beitragen, und bindet kein Kapital in ungenutzte Quadratmeter.
Coworking, Untervermietung, flexible Laufzeiten
Auf diesen Bedarf haben sich in den letzten Jahren mehrere Modelle eingestellt, die kürzere Bindungsfristen bieten. Coworking Spaces bieten Einzelarbeitsplätze oder kleine Teambüros meist auf Monatsbasis an. Serviced Offices kombinieren Mietfläche mit Zusatzleistungen wie Empfang, Reinigung, Internetanbindung und haben ebenfalls kurze Kündigungsfristen. Ein drittes Modell, das in den letzten Jahren zunehmend populär wird, durch etablierte Unternehmen zu kontaktieren, die ein Büro vermieten.
Besonders Gründerteams, die eine reguläre Bürofläche mit fester Ausstattung suchen, aber keine langfristige Bindung wollen, sollten auch die Möglichkeit der Bürovermietungen im Internet prüfen. Hier sind oft Flächen zu finden, die von anderen Unternehmen wegen Homeoffice und Teamverkleinerungen nicht mehr voll genutzt werden. Diese Flächen sind in der Regel möbliert und technisch ausgestattet, sodass ein Einzug ohne große Vorlaufzeit möglich ist.
Kriterien für die Standortentscheidung in der Gründungsphase
Vor der Anmietung einer Fläche sollte man sich aber noch einige überprüfbare Faktoren vor Augen führen:
- Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist: Je kürzer desto geringer das finanzielle Risiko bei unvorhergesehenen Entwicklungen
- Skalierbarkeit: Kann die Fläche bei Bedarf vergrößert oder verkleinert werden, ohne dass der gesamte Vertrag neu verhandelt werden muss?
- Erreichbarkeit für Kunden und Mitarbeiter: Eine zentrale Lage mit optimaler Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr verringert die Pendelzeit und vereinfacht die Kundentermine
- Zusatzkosten: Nebenkosten, Internetanschluss, Reinigung und Möblierung müssen gleich zu Anfang mit einkalkuliert werden, nicht erst nachträglich
- Gewerbeanmeldung: Die Adresse muss für die Anmeldung beim Gewerbeamt und für den Eintrag im Handelsregister verwendbar sein, eine bloße Postanschrift reicht hier in vielen Fällen nicht aus
Diese Punkte lassen sich in einer einfachen Checkliste zusammenfassen und vor jeder Vertragsunterzeichnung durchgehen. Damit macht man die Entscheidung für sich selbst nachvollziehbar und kann sie später auch argumentieren, etwa gegenüber Investoren oder der Hausbank. Bei Finanzierungsgesprächen wird auch gern nach den monatlichen Fixkosten gefragt und wie schnell der Betrieb auf Änderungen reagieren kann.
Wann sich ein eigenes Büro trotzdem lohnt
Nicht jedes Unternehmen ist auf maximale Flexibilität angewiesen. Wenn ein Team eine gewisse Größe erreicht hat und die Geschäftsentwicklung einigermaßen planbar ist, können die Kosten pro Arbeitsplatz für die eigene Fläche günstiger sein als für Coworking-Modelle. Und wo besondere Anforderungen bestehen, etwa an Datenschutz, Lagerflächen oder Kundenverkehr, braucht man oft gleich zu Anfang eine genau passende Lösung.
Die Entscheidung zwischen flexibler und fester Fläche ist also nicht pauschal zu treffen, sondern an die jeweilige Unternehmenslage angepasst. Wichtig ist dabei auch eine realistische Planung der nächsten zwölf bis achtzehn Monate, um die richtige Balance zwischen Kostenersparnis und Planungssicherheit zu finden.
Gründungsteams, die jetzt vor dieser Entscheidung stehen, sollten sich die Zeit nehmen, mehrere Modelle direkt zu vergleichen und die tatsächlich entstehenden Gesamtkosten über den gewünschten Zeitraum zu rechnen. Erst dieser Vergleich zeigt, welches Modell zur eigenen Situation passt.