Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse schreitet in Deutschland mit großen Schritten voran. Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die Einführung der elektronischen Rechnung (E‑Rechnung) im B2B‑Bereich verbindlich geregelt. Spätestens ab 2027 wird die E‑Rechnung für viele Unternehmen zur Pflicht – mit klar definierten technischen Standards wie XRechnung und ZUGFeRD.
Eine E‑Rechnung ist dabei mehr als nur ein PDF per E‑Mail. Sie ist eine strukturierte, maschinenlesbare Datei, die dem europäischen Standard EN 16931 entspricht. Nur so lassen sich Rechnungsdaten automatisiert verarbeiten, prüfen und archivieren.
Zeitplan: Die nächste Stufe ab 01.01.2027
Die Einführung der E‑Rechnung erfolgt stufenweise. Wichtig sind drei Stichtage:
- 01.01.2025:
Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten können. „E‑Rechnung“ heißt hier: strukturierte elektronische Formate nach EN 16931, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD – ein bloßes PDF reicht nicht. - 01.01.2027:
Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro (bezogen auf das Vorjahr 2026) sind verpflichtet, ihre Rechnungen an andere Unternehmen ausschließlich als E‑Rechnungen zu stellen.
Damit beginnt die „nächste Stufe“: Für diese Unternehmen werden Papierrechnungen und einfache PDF‑Rechnungen im B2B‑Bereich faktisch abgelöst. - 01.01.2028:
Die Pflicht zur Ausstellung von E‑Rechnungen gilt dann grundsätzlich für alle inländischen B2B‑Unternehmen (soweit keine gesetzlichen Ausnahmen greifen).
Unternehmen sollten also spätestens jetzt prüfen, ob ihre Prozesse und Systeme für den Übergang bis 2027/2028 bereit sind – insbesondere, wenn sie bereits heute einen Umsatz über 800.000 Euro erzielen.
Zugelassene Formate: XRechnung und ZUGFeRD
Die gesetzlichen Vorgaben verweisen auf den europäischen Standard EN 16931 (Quelle: Fakturia). In Deutschland haben sich daraus vor allem zwei Formate etabliert:
XRechnung
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML‑Format:
- wurde speziell für den Austausch mit der öffentlichen Verwaltung (B2G) entwickelt,
- erfüllt vollständig die Anforderungen des europäischen Standards,
- ist maschinenlesbar, aber für Menschen ohne passende Software schwer „lesbar“,
- wird von vielen ERP‑ und Buchhaltungssystemen bereits standardmäßig unterstützt.
XRechnung ist der „sichere Standard“, insbesondere wenn Unternehmen auch an öffentliche Auftraggeber fakturieren.
ZUGFeRD / Factur‑X
ZUGFeRD (aktuell relevante Varianten: ZUGFeRD 2.x) kombiniert ein menschenlesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Daten (XML):
- Hybridformat: PDF + XML in einer Datei,
- der Mensch sieht und prüft das PDF,
die Maschine liest die strukturierten Daten aus, - in der Version 2.x konform zu EN 16931 und damit als E‑Rechnung anerkannt,
- besonders attraktiv für Unternehmen, die eine „ansprechende“ Rechnung darstellen und gleichzeitig automatisiert verarbeiten wollen.
International wird ein technisch sehr ähnliches Hybridformat unter dem Namen Factur‑X genutzt, das eng mit ZUGFeRD verwandt ist.
Was Unternehmen bis 2027 konkret tun sollten
Damit der Übergang zur verpflichtenden E‑Rechnung ab 01.01.2027 reibungslos funktioniert, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen. Typische Schritte sind:
- Ist‑Analyse der aktuellen Rechnungsprozesse
Welche Systeme erzeugen heute Rechnungen (ERP, Warenwirtschaft, Office‑Vorlagen)? Wie werden sie versendet (Post, E‑Mail, Portale)? - Prüfung der Systemfähigkeit
Kann die bestehende Software bereits XRechnung oder ZUGFeRD 2.x erzeugen und empfangen? Sind Updates oder Module verfügbar? - Auswahl des Zielformats / der Formate
Je nach Kundenstruktur kann eine Mischstrategie sinnvoll sein: z. B. XRechnung für öffentliche Auftraggeber, ZUGFeRD für andere Geschäftspartner. - Anpassung von Prozessen und Schnittstellen
Automatisierte Übergabe aus dem ERP an das E‑Rechnungsmodul, Integration in Buchhaltung und Workflows zur Rechnungsprüfung. - Abstimmung mit Geschäftspartnern
Frühzeitige Kommunikation, in welchem Format künftig Rechnungen gestellt und empfangen werden, um Medienbrüche zu vermeiden. - Schulung von Mitarbeitenden
Insbesondere in Buchhaltung, Vertrieb und IT, damit neue Abläufe verstanden und korrekt umgesetzt werden.
Fazit: Die E‑Rechnung kommt – Vorbereitung zahlt sich aus
Spätestens ab dem 01.01.2027 wird die E‑Rechnung für viele Unternehmen Realität. Wer seinen Umsatzschwerpunkt im B2B‑Geschäft hat und bereits heute über 800.000 Euro Umsatz macht, sollte den Zeitraum bis 2027 aktiv nutzen, um Prozesse, Systeme und Mitarbeitende auf XRechnung und ZUGFeRD auszurichten.
Der Aufwand lohnt sich: Neben der Erfüllung der gesetzlichen Pflicht bietet die E‑Rechnung handfeste Vorteile wie schnellere Prozesse, weniger Fehler und bessere Datenqualität. Unternehmen, die rechtzeitig umstellen, verschaffen sich einen klaren Effizienz‑ und Wettbewerbsvorteil.