Ressourcenplanung im Einzelhandel: Ein ausführlicher Ratgeber

Ressourcenplanung ist ein bedeutender Bestandteil des Projektmanagements und ist dafür verantwortlich, dass innerhalb der Projekte zu jeder Zeit die nötigen Ressourcen (Mitarbeiter, Geräte usw.) nutzbar sind. Diese Planung hängt vor allem mit der Kosten- und Zeitkalkulation zusammen.

Einzelhandel: Ressourcenplanung ein essentieller Bestandteil

Das Ziel eines jeden Unternehmens ist es, mit wenig Aufwand bei der Planung an das Ziel zu kommen. Dabei hilft Planung der Ressourcen im Projektmanagement. Nur dann, wenn die Unternehmen wissen, was diese für die künftigen Projekte an Ressourcen brauchen, dann sind diese in der Lage effektiv zu planen. Auf diese Weise lassen sich auf der Ebene des Unternehmens die verwendbaren Ressourcen wirtschaftlich am besten verwenden. Die Ressourcenplanung innerhalb eines Projektes stellt sicher, dass stets innerhalb eines Projekts die nötigen Ressourcen für alle Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

Die Ressourcenplanung ist immer an die Kosten und die Zeitplanung geknüpft und gehört zu den Grundlagen. Herbei gilt es stets die Perspektiven zur Planung zu beachten. In der kurzfristigen Perspektive werden geradeswegs für das jeweilige Projekt benötigte Ressourcen betrachtet. Dies sind die Mitarbeiter oder die Beratungsräume. In der langfristigen Perspektive werden über den gesamten Projektzyklus des Produktes jene Aspekte betrachtet, welche durch das Projekt umgesetzt werden sollen. Dies betrifft vor allem die Mitarbeiter, welche das Produkt verwenden.

Die Aspekte und die Arten der Ressourcenplanung im Einzelhandel

Wenn es um die Planung der für das Projekt benötigten Ressourcen geht, ist es nötig zwei verschiedene Aussichten zu betrachten. Die erste Aussicht betrifft die direkte Durchführung des Projektes. Dabei werden alle nötigen Ressourcen geplant und betrachtet, welche das Team für die Bearbeitung benötigt. Oftmals ist in der Praxis aber zu beobachten, dass es bei der Überlegung der Aussichten bleibt. Die zweite wichtige Perspektive ist eine langfristige Aussicht über den gesamten Zyklus eines Produktes bzw. der Umgestaltung, welche durch ein Projekt entwickelt werden soll.

Wird eine solche langfristige Aussicht nicht beachtet, ist eine mögliche Folge, dass das Team im Projekt Lösungen entwickelt, welche zwar das Budget schonen, später aber in der Umsetzung und im Betrieb oft sehr hohe Kosten herbeiführen, die aber von den einzelnen Betroffenen zu bezahlen sind, weil das Projektteam schon nicht mehr vor Ort ist. Für eine gute Ressourcenplanung ist es vor allem wichtig, die einzelnen Ressourcenarten davon abzugrenzen. Generell ist es wünschenswert alle Ressourcen in Geldmitteln zu bewerten, um auf diese Weise einen objektiven Maßstab für den Vergleich zu bekommen. In der Praxis ist es aber nicht immer völlig mühelos. Generell können verschiedene Ressourcen differenziert werden.

projektmanagement
Konstantin Chagin/shutterstock.com

Die Personalressourcen übertragen sich auf die Bereitschaft aller Teammitglieder des Projektes. Diese sollten mit den bestehenden Personalkosten ermessen und erfasst werden. Eine solche Bewertung ist jedoch nicht immer einfach, da eine Reihe an Organisationen rechnerisch nur unter erheblichem Aufwand im Stande sind die Personalkosten zu kalkulieren. Dafür kann mit angeglichenen Tages- oder Stundensätzen kalkuliert werden. Oftmals wird der Klarheit halber jedoch darauf verzichtet, das Personal ist ohnehin vor Ort und es wird in diesem Zusammenhang meist von vorhandenen Kosten gesprochen.

Der Vorteil der Methode ist die Unkompliziertheit, der mögliche Nachteil ist, dass sogenannte make-or-buy-Alternativen nicht objektiv ausführbar sind und dass eine mögliche Gefährdung besteht Projekte selbst auszuführen. Dies betrifft vor allem jene Aspekte, die das Unternehmen bei einer externen Vergabe preisgünstiger haben kann oder die am Schluss ganz ausbleiben, weil die Kosten über den Projektzyklus nicht erzielt werden können. Bei den Personalressourcen sollte stets die Disponibilität beachtet werden, da Krankheits-, Urlaubs- und andere Fehlzeiten oft einen großen Einfluss auf den Verlauf des Projektes haben.

Die Planung der Sach- und Anlagenressourcen

Die Sach- und Anlagenressourcen sind solche, auf welche das Team des Projektes in diesem Rahmen zugreifen muss. Das fängt bei der Nutzung der Beratungsräume an, geht über die Verwendung der Anlagen beispielsweise eines Labores weiter und schließt mit der Nutzung der Softwarelizenzen ab. Die Sach- und Anlagenressourcen sind meistens in einer Organisation schon vorhanden und können oftmals bereits von anderen Teilen einer Organisation verwendet werden.

Im Zusammenhang mit der Ressourcenplanung ist es bedeutend, zu klären, wer genau in welchem Spielraum und bei den vorhandenen Ressourcen mit welchem Vorrang die Sachressourcen nutzen darf. Genauso wie bei den Personalressourcen ist auch hier das Problem der Bewertung von großer Bedeutung. Werden sämtliche Ressourcen nicht ermessen, wird die Situation über die Kosten undurchsichtig und gleichzeitig sinkt der Verwaltungsaufwand.

Die Bedeutung der Investitionen

Investitionen, welche im Rahmen eines Projektes abgewickelt werden, sind generell in Investitionen für die Durchführung des Projektes und solche, die das Team im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus des Produktes getätigt werden. Solche Investitionen zur Durchführung des Projektes sind zum Beispiel eine solche in Rechnern zu nennen, welche notwendig ist. Die Rechneranlage ist für den kommenden Betrieb nicht notwendig. Hier ist generell abzuklären, inwiefern die Investition aus dem Budget des Projektes auszuführen ist, oder ob sie nicht eher eine Aufgabe der Organisation ist. Stellt das Budget jene Mittel zur Verfügung ist abzuklären, was nach dem Ende des Projektes mit den nicht abgeschriebenen Investierungen geschehen soll.

projekte im einzelhandel planen
Pressmaster/shutterstock.com

Im anderen Fall werden die Investitionen im Zusammenhang mit der zu erstellenden Lösung abgewickelt. Dabei handelt es sich beispielsweise um eine im Projekt zu errichtende Anlage. Die Investierungen sind generell vom Kommittenten zu tragen und in der Linienorganisation zu integrieren. Danach löst das Projektteam diese nur noch aus.

Ressourcenplanung im Projektmanagement für den Einzelhandel

Eine Ressourcenplanung sorgt dafür, dass vor allem im Einzelhandel zur Verfügung stehende Ressourcen schnell einträglich und identifiziert verwendet werden können und wird vor allem in Produktion sowie im Servicemanagement eingesetzt. Bei diesen Ressourcen werden mehrere Bereiche unterschieden. Hierunter fallen die Sachressourcen, zu welchen Geräte und Schulungsräume zählen und die Personalressourcen. Die Verwaltung der Ressourcen muss übersichtlich erarbeitet und gleichzeitig einfach verfügbar sein. Zugleich muss die passende IT-Struktur mit den Projektinhalten verbunden werden. Die Ressourcenplanung geht daher oft mit der dem Business Intelligence sowie der Erfassung der Arbeitszeit einher.

Die Bedeutung der Projektmitarbeiter

Im Projektmanagement im Einzelhandel ist die Identifizierung von geeigneten Mitarbeitern für zu Aufgaben ein wichtiger Aspekt. Vor allem, wenn Mitarbeiter zu vielen Projekten eingeteilt sind, ist es wichtig, die Auslastung zu beobachten. Sind die Projektmitarbeiter überlastet, kann es das Projekt gefährden, weil die Mitarbeiter die Aufgaben nicht zeitgerecht erledigen können. Je detaillierter sich die Auslastung ermitteln lässt, umso genauer kann die Personalressourcenplanung durchgeführt werden. Das heißt, dass alle Arbeiten, die der Projektmitarbeiter erledigen sollen, geplant und beurkundet werden müssen. Dies geschieht immer unter Berücksichtigung von Ausweichzeiten für kurzfristige Arbeiten.

Zugleich ist für jede einzelne Aufgabe eine Schätzung des Aufwandes nötig. Auf diese Weise sehen die Projektverantwortlichen gleich, welcher Mitarbeiter freie Kapazitäten besitzt und für das Projekt eingesetzt werden kann. Dies ist im Einzelhandel von Bedeutung. Beim Ausfall von Mitarbeitern ist es möglich, schnell einen Ausgleich zu finden. Die Erfassung der Aufgaben ist generell ein hoher Verwaltungsaufwand– dafür gestattet es eine hohe Planungssicherheit. Generell scheitern in der Praxis viele Projekte vor allem deswegen.

planung von ressourcen im einzelhandel
Wright Studio/shutterstock.com

Die Mitarbeiter und die Ressourcen

Unternehmen im Einzelhandel erzielen den Umsatz gewöhnlich nicht überraschend, sondern mit einer übersichtlichen Vorlaufzeit. Außer im Einzelhandel, in welchem die Kunden in das Geschäft gehen und die gekauften Waren gleich mitnehmen. Zugleich gibt aber auch viele Unternehmen, bei welchen das Management um einige Jahre im Voraus denkt, wann welches Geld verdient wird, weil es sich um langfristige Aufträge handelt.

Branchen wie der Flugzeugbau oder die Baubranche – bei den ist es normal, dass die einzelnen Projekte über einige Jahre hinweg laufen und bearbeitet werden. In diesen Unternehmen ist es wichtig, dass eine detaillierte Planung der Ressourcen erfolgt. Das Ziel der Planung ist es, die passende Menge an Sachressourcen und Mitarbeitern zur passenden Zeit zur Verfügung zu haben.

Ressourcenplanung im Einzelhandel: Unser Fazit

In erster Linie beginnt die Planung der Ressourcen im Einzelhandel sowie das Projektmanagement und die Kapazitätsplanung mit einer sehr genauen Terminplanung. Das Unternehmen erstellt eine Übersicht darüber, welche Eingänge an Aufträgen für welchen Zeitraum schon vorliegen. Diese werden normalerweise auf Monate innerhalb des Jahres heruntergebrochen. Wenn diese Zahlen zusammengefasst werden, ergibt sich hieraus eine genaue Möglichkeit zur Vordeutung.